Система закупок предприятия решает задачу контроля эффективности распределения затрат на закупки продукции и услуг промышленных предприятий. Принцип работы заключается в независимом поиске поставщиков  с помощью активного подбора альтернативных предложений с элементами конкурентных торгов и технологии проверки надежности контрагентов, путем проведения запроса котировок и получения наилучшего ценового предложения на рынке.  Это позволяет Службе Экономической Безопасности (СЭБ) осуществлять оптимальный визуальный и внутренний контроль над всеми проводимыми закупками предприятия. Практически исключается возможность злоупотреблений в области закупочной деятельности или не эффективного расхода средств предприятия.

Система закупок при внедрении на предприятие позволяет в любой момент оценить эффективность закупочной деятельности и выявить недобросовестные операции со стороны служб снабжения.

Решаемые задачи

• Обеспечение оперативного контроля над закупочной деятельностью предприятия
• Полная отчетность по всей закупочной деятельности за любой временной период
• Снижение стоимости закупаемой продукции путем организации конкурсных торгов
• Значительная экономия временных, материальных и человеческих ресурсов по контролю над организацией и проведением закупок
• Ускорение процесса поиска и выбора поставщиков
• Проверка поставщика, гарантирующая осуществление сделки
• Расширение базы проверенных поставщиков
• Оперативная взаимосвязь службы МТС и СЭБ

Схема закупочной деятельности предприятия и интеграция в неё нашей системы.

Служба Материально-технического снабжения подает заявку на приобретение продукции. Эта заявка размещается в нашей системе закупщиком. Одновременно СЭБ видит эту заявку в своем интерфейсе. После этого все поставщики со стороны службы Снабжения уведомляются об этом и вносят свои предварительные минимальные ценовые предложения в виде отсканированных коммерческих предложений или счетов на поставку. Так же сотрудник службы Снабжения, при наличии предложения от поставщика может внести его самостоятельно. Одновременно, с нашей стороны, при помощи инструментов ИА Трейд.су (база из более 450000 проверенных поставщиков, более 100 специалистов) привлекаются дополнительные поставщики, которые готовы сделать альтернативные предложения. В результате происходят торги между поставщиками, выявляется лучшее предложение. СЭБ следит за прохождением торгов и проверяет победителя. В любое время СЭБ  может сформировать отчет, по количеству закупок через систему, в котором учитывается эффективность проведения торгов, количество сделок, как с поставщиками службы Снабжения, так и предоставленными нашей системой, при этом идет сравнение с первичными предложениями как наших поставщиков, так и поставщиков службы Снабжения, которые предварительно собираются и фиксируются в системе, что позволит увидеть понижение цены.

Для контроля актуальности и подлинности заявок со стороны службы Снабжения, СЭБ отслеживает обеспечение этих заявок поставками в нужный срок и в достаточном объеме. Это осуществляется путем внесения в систему сканированного счета поставщика по данной продукции и платежного поручения предприятия подтверждающего оплату этого счета. Это позволит скоординировать актуальность заявок службы Снабжения, а так же сроки закупок, и их объем с ценами. Если в должный период закупка не была произведена, то вносятся подробные комментарии от сотрудника службы Снабжения или же СЭБ, раскрывающие причину отсрочки или же отказа от закупки.

Таким образом, система «Контроль +» является независимым, высокоэффективным инструментом контроля, путем поиска поставщиков и получения максимально выгодных предложений.

Результат внедрения системы:

Для руководства: Результатом внедрения нашей системы будет являться наилучшая координация контрольно-закупочной деятельности компании, что позволит сократить денежные затраты на закупки, оптимизировать сроки и объемы закупок, и самое главное, приведет к полной прозрачности всего процесса снабжения предприятия с отчетностью и контролем на любом этапе приобретения продукции.

Для СЭБ: высокоэффективный  инструмент для всеобъемлющего контроля над неэффективными закупками и оперативное устранение этих проблем путем получения оптимального поставщика с наилучшим ценовым предложением с нашей стороны. Удаленный контроль над процессом закупок, от размещения заявки службой Снабжения, до заключения контракта с поставщиком и оплаты его счета. Полная прозрачность на всех стадиях закупки. При этом исключается возможность приобретения продукции, минуя нашу систему. По итогам месяца составляется отчет с подробным описанием всех проведенных закупок, с указанием инициализации поставщика (наш или службы Снабжения), а так же с экономическим эффектом по итогам торгов и запросов котировок.

Преимущества системы